REEMBOLSO SEM PAGAR IMPOSTOS

O reembolso de despesas pode ser um verdadeiro desafio para as empresas, especialmente quando o objetivo é evitar a tributação indevida. Vamos descomplicar esse processo e fornecer orientações práticas para você lidar com reembolsos de forma correta e eficiente.

O que é Reembolso de Despesas?

Imagine que sua empresa contrata uma prestadora de serviços para realizar um projeto. Durante a execução, essa prestadora acaba pagando algumas despesas em nome da sua empresa. Essas despesas não representam um ganho para a prestadora, por isso, devem ser reembolsadas integralmente. Isso é o que chamamos de reembolso de despesas.

Por que Evitar a Tributação no Reembolso?

A ideia é simples: despesas que não fazem parte do serviço prestado não devem ser tributadas. Para evitar que esses reembolsos sejam vistos como receita e, portanto, tributados, é fundamental utilizar a Nota Fiscal de Débito. Esse documento permite detalhar as despesas ressarcíveis, evitando problemas com a Receita Federal.

Como Usar a Nota Fiscal de Débito?

A Nota Fiscal de Débito é essencial para registrar e justificar essas despesas. Ela especifica os custos que precisam ser ressarcidos sem envolver tributação. Assim, você consegue cobrar o cliente corretamente sem complicações fiscais.

Dicas para um Reembolso sem Problemas

Para garantir que o reembolso de despesas seja tranquilo e sem surpresas desagradáveis, aqui estão algumas dicas práticas:

1. Contratos Detalhados: Certifique-se de que todas as despesas possíveis estejam claramente descritas nos contratos entre a sua empresa e a prestadora de serviços.
2. Despesas Comprovadas: Apenas reembolse despesas necessárias e usuais, sempre com notas fiscais e recibos para comprovação.
3. Seja Transparente: Evite incluir custos do serviço nas despesas a serem reembolsadas.
4. Valores Exatos: Reembolse exatamente o valor gasto. Tentar obter lucro com reembolsos pode trazer problemas sérios com a Receita Federal.
5. Controle Rigoroso: Mantenha um controle detalhado de todas as despesas e reembolsos, garantindo que tudo esteja documentado e justificado corretamente.
6. Escrituração Destacada É necessário manter uma escrituração destacada de todos os atos relacionados ao rateio das despesas administrativas, garantindo transparência e clareza nas operações financeiras.
7. Necessidade, Usualidade e Normalidade Os gastos objeto de reembolso devem ser necessários, usuais e normais nas atividades empresariais. Isso significa que as despesas devem estar diretamente relacionadas ao funcionamento habitual da empresa.

_{^{Fonte: RFB – SOLUÇÃO DE CONSULTA COSIT Nº 149, DE 21 DE SETEMBRO DE 2021}}

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