A Escrituração Fiscal Digital (EFD) Social ou Sped Folha, como é mais conhecido, deve começar a ser implantado em janeiro do ano que vem, se a Receita Federal mantiver o cronograma prometido. Mas segundo o Sescap de Londrina ainda são poucos os empresários que estão se preparando para poder cumprir as exigências deste sistema. ”As equipes precisam de treinamento e as empresas têm de usar este prazo para reverem os procedimentos adotados na rotina do departamento pessoal, para poder fornecer as informações pedidas pelo Sped Folha. Para isso é necessário tempo e já estamos no segundo semestre do ano”, alerta o presidente do Sescap de Londrina, Marcelo Odetto Esquiante.

O Sped Folha vai detalhar as informações da folha de pagamento de todas as empresas, incluindo todos os pagamentos necessários à Previdência Social e independente do porte ou faturamento, abrangendo também as informações do Livro de Registro de empregados. Os dados da Folha Digitalizada e Registro de Empregados serão armazenados em um cadastro único, e compartilhados por várias entidades do governo: Receita Federal, Ministério do Trabalho, Previdência Social e Justiça do Trabalho.

Apesar das empresas já estarem familiarizadas com o Sped, toda mudança impõe novas rotinas. Com o Sped Folha, explica Esquiante, as empresas vão precisar ser mais ágeis no levantamento e fornecimento de informações que será mensal. Provavelmente as informações como contratação e rescisão de funcionários, seriam tratados como eventos do Sped, tal qual a Nota Fiscal Eletrônica. Isso quer dizer que, quando a empresa contratar ou demitir um funcionário, deverá gerar e transmitir um arquivo XML com assinatura eletrônica para os órgãos responsáveis em tempo real.

Para tanto as empresas vão precisar investir em novos equipamentos e provavelmente na contratação de mais profissionais, além de consultoria. Para o presidente do Sescap o custo deste Investimento é uma das principais razões pelas quais os empresários têm adiado o início dos preparativos. ”O Sped Folha vai valer para todos. Para as micros e pequenas empresas a sua implantação será um peso a mais que vem se somar a todos os custos que vêm sendo impostos nos últimos anos para facilitar a fiscalização e aumentar a arrecadação”, avalia.

Apesar do custo, Esquiante acredita que, se o governo cumprir a promessa de, com o Sped Folha, reduzir as obrigações acessórias, o resultado será positivo para as empresas. Com a sua implantação, vários arquivos mensais e anuais, que são obrigatórios hoje, deixariam de existir. O Manad – manual onde constam todas as informações necessárias para a geração do arquivo digital a ser apresentado à Secretaria da Receita Previdenciária – e o Sefip – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social -, para fins de fiscalização e pagamentos de benefícios previdenciários, serão os primeiros a serem eliminados. O Sefip para fins de recolhimento do FGTS permanece, mas o Caged, Rais e a Dirf, entre outros, também estão na lista dos que perdem a funcionalidade com o Sped Folha.

Uma das possibilidades que o Sped Folha traz é o fim do número do PIS, que passaria a ser acessado através do próprio número do Cadastro de Pessoas Físicas (CPF).

Esquiante acredita que o adiamento do prazo seja inevitável. A Receita Federal ainda não definiu quais as informações que serão exigidas e até o fechamento desta edição ainda não havia disponibilizado o layout do sistema. ”A verdade é que muitas empresas ainda estão se adaptando ao Sped Fiscal e o melhor seria que o Sped Folha fosse implantado mais tarde e de forma gradativa. Mesmo assim os empresários precisam começar a se preparar desde já”, concluiu.